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Gestão de tempo: 5 técnicas para qualidade de vida e produtividade

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Para uma gestão de tempo eficiente, você precisa mudar o foco dado tanto aos seus afazeres quanto aos resultados. Isso porque muita gente pensa que estar ocupado significa ser produtivo, mas isso não é verdade.

Afinal de contas, você pode não ter tempo livre durante todo o dia e, ainda assim, deixar a desejar quando o assunto é eficácia.

Administrar bem o seu tempo traz vários benefícios à vida profissional e pessoal, como menos estresse, mais produtividade, mais tempo livre e mais qualidade de vida.

Por isso, neste post vamos te mostrar 5 técnicas de gestão de tempo, explicando como proceder em cada uma delas. Confira!

1. Tenha uma lista de tarefas

O planejamento é a principal ferramenta para gerir adequadamente o seu tempo. Por isso, planeje como será o seu dia com antecedência.

Organize uma lista de atividades em ordem de importância para cada dia e calcule quanto tempo você precisará para finalizar essas pendências.

Tudo o que for mais prioritário precisa ir para o topo da lista. Em seguida, você deve elencar os trabalhos não tão importantes. Outra dica é utilizar um pequeno checklist com as regras para cumprir tudo o que você planejou, como:

  • concluir as atividades pendentes uma por uma;
  • não começar nenhuma função da lista antes de terminar o serviço anterior;
  • apontar as tarefas que já foram concluídas;
  • certificar-se de que tudo será terminado dentro do prazo estipulado.

Quando você risca uma tarefa da sua lista de pendências, cria um sentimento de recompensa no seu cérebro. Isso faz com que sua motivação e produtividade aumentem. Portanto, não se esqueça de passar um risco em cima de cada trabalho finalizado.

2. Aposte em técnicas

Existem algumas técnicas que você pode seguir para conseguir administrar seu tempo com mais eficiência.

Método GTD

O método GTD, que em inglês significa “Getting Things Done”, tem como premissa o fato de ter controle sobre suas tarefas, o que gera tranquilidade para a obtenção de resultados mais satisfatórios. Essa metodologia possui 5 etapas:

  • capturar: pense em quais são as tarefas que você tem em mente;
  • esclarecer: foque no exame de cada item e analise se há necessidade de agir ou não;
  • organizar: as atividades que permaneceram na fase anterior precisam ser organizadas em listas e separadas de acordo com suas semelhanças;
  • refletir: faça uma revisão constante de todas as suas listas, de modo a garantir que nada foi esquecido;
  • engajar: chegou a hora de executar as atividades da lista.

Método Pomodoro

A técnica Pomodoro é tida como bastante eficiente entre os especialistas em gestão de tempo. Esse método costuma, inclusive, ser muito usado por alunos que querem aproveitar melhor o tempo gasto com os estudos.

Trata-se de uma metodologia que divide os fluxos de trabalho em intervalos de tempo. Esses intervalos são os pomodoros e têm 25 minutos de duração. O objetivo é estimular a capacidade cerebral do foco e agilidade. Conheça as fases do método Pomodoro:

  • listar: faça uma lista das suas atividades;
  • cronometrar: marque 25 minutos no relógio;
  • trabalhar sem pausas: escolha uma atividade da lista para fazer e execute-a sem nenhum tipo de interrupção obrigatoriamente;
  • pausa: ao final dos 25 minutos, faça um intervalo de 5 minutos;
  • retomada: terminado o intervalo, volte para sua tarefa por mais 25 minutos;
  • pausa longa: passados quatro “pomodoros”, chegou a hora de fazer uma pausa de 30 minutos para recomeçar a trabalhar;
  • tarefa concluída: quando você finalizar o item da lista, pode riscá-lo e passar para o próximo.

Método Kanban

O método Kanban é uma forma muito eficiente de gerenciar projetos utilizada por empresas de grande porte, mas que também é facilmente aplicável para planejar a sua rotina diária. A técnica compreende o agrupamento de afazeres em um quadro dividido por listas.

Você pode usar um programa, ou manualmente escrever cada função em um cartão e transferi-lo conforme o processo de execução é realizado.

Por exemplo, crie uma coluna para atividades em andamento, concluídas e que precisam ser iniciadas, e vá posicionando suas tarefas de acordo com o estágio de cada uma delas.

3. Use ferramentas de organização

O avanço da tecnologia é uma grande ajuda para quem quer ter mais qualidade de vida e ser mais produtivo. Hoje em dia, existem diversos aplicativos e plataformas que auxiliam muito a otimizar seu tempo. Conheça algumas delas:

  • Trello: é uma plataforma online com versão aplicativo para smartphones para organizar a gestão de projetos, utilizando o método Kanban que explicamos no item acima.
  • Evernote: tem a versão gratuita e uma mais completa que é paga. Esse programa é como se fosse um caderno eletrônico com várias funcionalidades, como a criação de check lists, lembranças, possibilidade de anexar arquivos e compartilhar todo conteúdo com outros usuários.
  • Google Calendar: é o calendário digital do Google, que tem integração com o seu Gmail.
  • drives na nuvem: existem várias opções, como o Google Drive, DropBox e OneDrive. Muito úteis para aumentar sua eficiência e para compartilhar arquivos.

4. Saiba dizer “não”

Uma boa gestão do tempo compreende a sabedoria e habilidade de saber dizer “não”, principalmente no ambiente corporativo. Dessa maneira, você deixa de ser responsável por fazer tudo sozinho. Diga não para tarefas que você sabe que são muito difíceis de realizar sem ajuda, e para as atividades que atravancam o planejamento que você fez para seus afazeres.

Lembre-se de que uma equipe bem coordenada conta com um líder que delega cada papel e responsabilidade dentro do time em conformidade com os interesses e as competências de cada colaborador. Assim, todos poderão concluir suas pendências dentro dos prazos estipulados.

5. Fuja da procrastinação

O malefício da procrastinação é tema de muitos textos e discussões hoje em dia. E o debate é mais do que válido, visto que esse é um dos fatores que mais afetam negativamente a qualidade de vida e a produtividade das pessoas, resultando no gasto de tempo e energia sem necessidade.

Geralmente, costumamos procrastinar tudo aquilo que achamos complicado ou que não gostamos de fazer. Mas, para fugir da procrastinação, pense nas razões pelas quais aquela atividade precisa ser realizada, qual é a sua importância e que tipo de retorno ela trará no curto, médio e longo prazo.

Outra dica para evitar a procrastinação é pedir ajuda quando precisar ou dividir o que precisa ser feito em tarefas menores, delegando parte delas ou o todo para quem esteja apto a executá-las.

Com essa leitura, você conheceu 5 técnicas de gestão de tempo que são facilmente aplicáveis para conquistar mais qualidade de vida e produtividade. Agora, aprofunde seus conhecimentos sobre organização com esse post sobre como pagar suas contas em dia e manter sua vida financeira organizada!

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