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Entenda como a organização de arquivos impacta uma empresa

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A organização de arquivos, sejam eles físicos ou digitais, é fundamental na rotina empresarial. Isso vale para quando buscamos alguma informação e, acima de tudo, para realizar uma gestão financeira eficiente dos recebimentos, principalmente dos pagamentos.

De acordo com uma pesquisa feita pela Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD), o trabalhador brasileiro pode perder até 2 horas na tentativa de achar documentos importantes. O resultado é um clima organizacional tenso, porque as pessoas precisam deixar suas responsabilidades de lado para procurar determinado papel ou arquivo que está perdido.

Por essa razão, neste post, vamos te contar como organizar os arquivos do seu negócio de uma maneira fácil e eficiente. Confira!

A importância da organização de arquivos

O gerenciamento dos documentos nada mais é do que a definição de uma metodologia que fornece a solução de arquivo e organização, possibilitando que eles sejam consultados fisicamente ou eletronicamente em um só lugar.

Se os arquivos da sua empresa estão desorganizados, saiba que você e seus funcionários não precisam (e nem devem!) passar por isso. O empreendedor que investe na organização de arquivos, padronizando o acervo, perceberá o ganho de tempo quando procurar por alguma informação. Isso porque tudo poderá ser identificado com rapidez.

Assim, não haverá mais dificuldade em localizá-los. Como consequência, o nível de produtividade sobe, já que sobram mais horas para focar em atividades estratégicas do negócio. Então, o risco de não conseguir cumprir o prazo na realização de uma tarefa é minimizado e há menos chance de perder ou extraviar um documento.

Arquivos organizados criam um ambiente altamente produtivo e agradável para você e para seus colaboradores.

Entenda a diferença na organização de arquivos físicos e digitais

Quando o assunto é organização de arquivos, é fundamental falarmos a respeito das diferenças entre os documentos físicos e os digitais. Os dois conjuntos de informações desempenham um papel importante dentro da empresa. Porém, eles possuem particularidades distintas que precisam ser levadas em consideração no momento de separá-los e armazená-los.

Um documento físico é guardado e organizado em caixas e pastas, com sua devida identificação. Por isso, precisam de um espaço adequado, com tamanho suficiente e longe de umidade para estar bem cuidados e durarem vários anos.

Um documento digital é armazenado em algum dispositivo de memória, seja a de um computador, um HD externo ou na nuvem, que é o mais usado hoje em dia pelo ótimo custo-benefício que oferece. Os arquivos digitais devem ser separados por pastas e subpastas em um ambiente seguro.

Como realizar a organização e gestão dos arquivos

Chegou a hora de conhecer algumas dicas práticas para organizar os arquivos do seu negócio.

Tenha um local específico para armazenagem

Um problema muito comum nas empresas é não ter um local determinado para armazenar os documentos. Então, vamos supor que a impressora quebrou e você não tem certeza se a garantia ainda está válida.

Se as notas fiscais não estiverem guardadas em um lugar específico, provavelmente você passará um bom tempo procurando por elas. E, ainda por cima, pode ser que não as encontre e tenha que gastar um dinheiro por vezes desnecessário para consertar o equipamento.

Agora deu para entender de que forma a desorganização impacta nas finanças de uma empresa, não é mesmo? Portanto, mantenha um espaço específico, seja física ou virtualmente, para guardar seus arquivos corporativos.

Agrupe os documentos

Depois de definir onde seus documentos ficarão arquivados, é hora de agrupá-los, uma vez que se eles ficarem todos misturados, você continuará perdendo tempo para encontrá-los. A dica é separá-los por categoria, cliente, data ou qualquer outro tipo de critério que facilite a busca.

Para os arquivos físicos, é imprescindível etiquetar cada uma das caixas e pastas. Os arquivos digitais também precisam ter pastas nomeadas, obedecendo uma lógica de raciocínio pertinente ao seu modelo de negócio.

Fique atento às datas

Os documentos relativos às contas a pagar de uma empresa requerem muito cuidado e atenção, pois a desorganização traz prejuízos ao caixa e pode fazer com que o CNPJ entre para a lista de inadimplentes.

Use a tecnologia a seu favor para não atrasar nenhuma conta. Existem plataformas simples e intuitivas no mercado que te permitem realizar o acompanhamento de cada um dos boletos recebidos, organizando esses títulos pelas datas de vencimento.

Esse tipo de ferramenta simplifica sua vida ao sincronizar os e-mails que recebe com a interface do aplicativo. Assim, você será lembrado das datas de pagamento por meio de avisos e lembretes no seu endereço eletrônico e pelo navegador.

Cuide da segurança das informações

Proteger os dados contidos em arquivos físicos e digitais é uma obrigação da empresa. E o risco está tanto na possibilidade de assaltos, como na circulação de colaboradores e clientes dentro das instalações empresariais.

Não estamos dizendo que você precisa desconfiar de todo mundo, mas sim que implante medidas preventivas de modo a evitar qualquer dor de cabeça. Para tanto, evite guardar documentos importantes em locais vulneráveis, como na recepção. Escolha uma área que tenha pouco acesso, como a diretoria. Outra boa ideia é trancar os armários com chaves.

Os cuidados com os arquivos digitais não devem ser negligenciados. Proteja sempre seus hardwares com senha. Caso eles fiquem guardados em uma memória na nuvem, verifique se o site da empresa possui certificado de segurança (SSL) e faça uma pesquisa para saber o que os atuais clientes pensam sobre o serviço prestado.

Vale a pena ressaltar que vazar informações sobre a empresa, colaboradores, clientes ou fornecedores não só é contra a lei, como também é bastante arriscado para todos os que estão envolvidos.

Agora que você está terminando sua leitura, já deu para entender que conservar os documentos em locais seguros é uma precaução importante para evitar problemas futuros. E a organização de arquivos é tão fundamental quanto o seu armazenamento. Ainda bem que investir em tecnologia para te ajudar nessa tarefa é um custo acessível para negócios de qualquer tamanho.

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