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Passo a passo: aprenda agora como fazer gestão do tempo na empresa

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Saber como fazer gestão do tempo é o grande desafio da administração moderna, principalmente devido à quantidade enorme de atividades que o trabalhador precisa executar. E tudo isso em meio a uma enxurrada de e-mails, ligações e mensagens por aplicativos. O resultado é a sobrecarga dos gestores e dos colaboradores do negócio.

O mundo está mais acelerado, e esse fenômeno também chegou à vida corporativa. É normal que um profissional assuma, simultaneamente, vários projetos e tarefas. Também é frequente ter dificuldade no atendimento dos prazos, o que pode causar insatisfação nos clientes e parceiros, além do aumento de despesas e estresse para todo o time.

Para que você e seus funcionários não fiquem desmotivados pela falta de tempo, é importante gerenciá-lo adequadamente. Veja o passo a passo que criamos para te ajudar.

Faça um planejamento

Quem tem como objetivo melhorar a gestão do tempo para aumentar o índice de produtividade precisa iniciar a semana já com um bom planejamento. Portanto, na quinta ou sexta-feira, separe uma parte do seu dia para planejar as tarefas dos próximos 7 dias. Analise suas pendências, organize as prioridades e defina qual é a melhor maneira de dividir as atividades dentro do tempo disponível.

É claro que esse planejamento jamais deve ser engessado. Caso haja necessidade, você pode fazer alterações no decorrer da semana. É possível investir no máximo 1 hora do seu tempo para ter uma semana de horários bem administrados. Vale a pena.

Conheça o ritmo da empresa

Para que a gestão do tempo fique mais fácil, é fundamental compreender qual o momento atual da empresa. Afinal de contas, a velocidade com que as coisas acontecem em uma startup é totalmente distinta de uma companhia com perfil tradicional e menos flexível, que resiste às sugestões da sua equipe.

Então, não dá para diminuir o ritmo de quem está acostumado a trabalhar com mais agilidade, como nos empreendimentos emergentes que buscam criar um novo modelo de negócio escalável. Quando você conhece a velocidade com a qual as coisas acontecem no seu trabalho, fica muito mais simples controlar a sua produtividade e a gestão do tempo do seu time. Os esforços serão exigidos conforme o negócio for se desenvolvendo e expandindo suas operações.

Crie metas que possam ser cumpridas

Quem não tem metas e objetivos traçados é como se fosse o capitão de um navio perdido em alto-mar. Isto é, um profissional completamente perdido. Por essa razão, determine onde você quer chegar e o que quer concluir dentro de determinado período.

Só fique atento para criar metas que possam ser cumpridas, mas que ao mesmo tempo sejam desafiadoras. Nada de objetivos impossíveis de serem atingidos, pois isso só vai te desmotivar. E um profissional desmotivado é um profissional improdutivo.

Defina os prazos

Estipule prazos para você mesmo e faça um esforço para que as tarefas sejam concluídas dentro do tempo que foi determinado. Acredite que você pode definir seus prazos com maior precisão e acerto do que qualquer outra pessoa.

É claro que superiores devem coordenar as entregas das incumbências. Mas quem vai realizar a tarefa também precisa fazer a sua parte para otimizar a gestão de tempo, avaliando o prazo em que cada uma das suas responsabilidades pode ser concluída.

Padronize processos

Quando os seus colaboradores trabalham cada qual do seu jeito, a empresa pode sofrer por não conseguir apresentar um padrão de produção ou de comercialização dos seus produtos e serviços. Logo, um trabalhador pode alcançar resultados bem diferentes do que o outro conquistou.

A padronização dos procedimentos internos é uma forma eficiente de fazer subir os índices de produtividade da sua equipe, melhorando a administração do tempo. Se você quer alcançar essa meta, converse com um colega de trabalho e busque boas ideias e sugestões por parte de todos.

Feito isso, todos devem ser comunicados a respeito do que ficou definido. O processo deverá ser replicado por todo o negócio, indo sempre na direção da cultura organizacional estabelecida.

Foque na solução dos problemas

É mais normal do que pensamos que situações com questões complicadas caiam sobre um profissional só. Isso acaba retardando a solução do problema, além de eliminar sugestões de outras pessoas. Se as atribulações do seu empreendimento são resolvidas desse jeito, está na hora de mudar.

Exponha o que está acontecendo para que outros trabalhadores possam sugerir ideias e soluções. Minimize o tempo gasto com as ocorrências do dia a dia e foque na solução dos problemas. Ao permitir que sua equipe participe das decisões, você estará estimulando esses profissionais e, consequentemente, promovendo resultados excelentes na gestão do tempo corporativa.

Conte com a ajuda da tecnologia

Nesse cenário de inúmeras tarefas a serem administradas, o tempo é o pior inimigo de um empresário. Mas, com o avanço da tecnologia, está muito mais simples e mais barato investir em uma plataforma digital para te auxiliar a administrar o tempo e a produtividade da sua empresa. Esse tipo de sistema para gestão qualificada conta com vários processos que um negócio tem que realizar.

Ele controla tudo em um só lugar, eliminando a busca de informações, dados e arquivos de clientes, fornecedores e funcionários. Quem quer ganhar tempo, precisa distinguir quais tarefas são passíveis de otimização.

Então, busque formas e recursos para realizá-las com, no mínimo, a mesma qualidade, mas dentro de um prazo menor. Aquelas tarefas repetitivas, como o agendamento de boletos para pagamento, são perfeitas para serem automatizadas.

Quem conta com a ajuda da tecnologia consegue empregar seu tempo nas atividades estratégicas do negócio, que são as que realmente importam e fazem diferença no resultado final.

Neste post, explicamos para você como fazer uma gestão de tempo eficiente impacta diretamente na rentabilidade da empresa. Isso porque ela está totalmente ligada aos índices de produtividade do negócio. O benefício mais perceptível de administrar bem o seu tempo é conseguir executar suas tarefas com mais tranquilidade. Isso significa menos estresse e menos correria no dia a dia. Ou seja, mais qualidade de vida.

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